Layanan Apostille Bisa Mempermudah Pendirian PT PMA?

Apostille adalah tindakan untuk mengesahkan tanda tangan Pejabat, pengesahan cap, dan/atau segel resmi dalam dokumen yang dimohonkan berdasarkan verifikasi. Sedangkan yang dimaksud dokumen adalah dokumen publik berupa surat tertulis atau tercetak yang ditandatangani oleh Pejabat yang berwenang sebagai bukti keterangan dan/atau dibubuhi cap dan/atau segel resmi.

Layanan Apostille mulai diberlakukan di Indonesia setelah terbitnya Peraturan Presiden Nomor 2 Tahun 2021 tentang Pengesahan Convention Abolishing the Requirement of Legalisation for Foreign Public Documents (Konvensi Penghapusan Persyaratan Legalisasi terhadap Dokumen Publik Asing). Dengan begitu penyederhanaan proses legalisasi dokumen publik asing diharapkan dapat meningkatkan pelayanan publik dan mendukung kemudahan berusaha di Indonesia.

Oleh karena Indonesia telah masuk dalam bagian negara yang meratifikasi konvensi tersebut, dengan kata lain Indonesia telah menghapuskan persyaratan legalisasi diplomatik atau konsuler terhadap dokumen publik asing.

Sebelum konvensi tersebut diratifikasi oleh Indonesia, apabila pada saat proses pendirian PT PMA ada salah satu pendiri yang tidak bisa hadir di Indonesia untuk menandatangani Akta Pendirian, maka diperlukan adanya dokumen publik asing berupa surat kuasa.

Surat kuasa ini dibuat di hadapan Notaris yang isinya menyatakan bahwa pendiri PT PMA tersebut memberikan kuasa kepada pihak lain untuk melakukan tanda tangan Akta Pendirian PT PMA di Indonesia. Selanjutnya surat kuasa tersebut wajib dilegalisasi di Konsulat Jenderal yang prosesnya memakan waktu yang tidak sedikit.

Baca Juga: Perbedaan Modal dan Nilai Investasi dalam Pendirian PT PMA

Dengan adanya layanan Apostille, pendiri PT PMA yang tidak sedang berada di Indonesia dapat memangkas waktu menggunakan sertifikat Apostille sebagai solusi dari ketidakhadirannya pada saat tanda tangan Akta Pendirian PT PMA yang pengajuannya dilakukan di negara dimana dokumen publik berupa surat kuasa yang akan digunakan masing-masing pendiri dalam pendirian PT PMA diterbitkan.

Namun para pendiri PT PMA perlu mengingat bahwa Apostille hanya berlaku untuk negara yang mengakui Sertifikat Apostille, yang daftarnya dapat dilihat di sini.

Bagaimana proses pengajuan Apostille di Indonesia? Untuk lebih jelasnya, silakan simak ulasan berikut ini.

Penyelenggaraan Apostille

Penyelenggaraan Apostille dilaksanakan oleh Menteri Hukum dan HAM melalui Direktur Jenderal AHU. Apostille dilakukan terhadap Dokumen yang diterbitkan di wilayah Indonesia dan akan dipergunakan di wilayah negara lain yang menjadi negara peserta Konvensi.

Dokumen yang Dapat Menggunakan Layanan Apostille

Dokumen adalah dokumen publik berupa surat tertulis atau tercetak yang ditandatangani oleh Pejabat yang berwenang sebagai bukti keterangan dan/atau dibubuhi cap dan/atau segel resmi. Dokumen tersebut meliputi:

• Dokumen yang berasal dari suatu otoritas atau pejabat yang berkaitan dengan pengadilan atau tribunal negara, termasuk yang berasal dari penuntut umum, panitera pengadilan, atau jurusita;

• Dokumen administratif;

• Dokumen yang dikeluarkan oleh notaris; dan

• Sertifikat resmi yang dilekatkan pada Dokumen yang ditandatangani oleh perseorangan dalam kewenangan perdatanya, seperti sertifikat yang mencatat pendaftaran suatu Dokumen, atau yang mencatat masa berlaku tertentu suatu Dokumen pada tanggal tertentu, dan pengesahan tanda tangan oleh pejabat dan notaris.

Permohonan Apostille

Apostille dilakukan berdasarkan permohonan oleh Pemohon (orang atau badan) atau kuasanya. Permohonan Apostille diajukan secara elektronik kepada Menteri Hukum dan HAM melalui Direktur Jenderal AHU dengan mengisi formulir permohonan pada laman ini.

Formulir permohonan paling sedikit memuat:

• identitas Pemohon;

• identitas penerima kuasa, jika permohonan diajukan melalui kuasa;

• negara tujuan di mana Dokumen tersebut akan digunakan;

• jenis Dokumen yang akan dimohonkan Apostille;

• nama dan nomor Dokumen serta nama pemilik yang tertera pada Dokumen yang akan dimohonkan Apostille;

• nama Pejabat yang menandatangani Dokumen; dan

• nama instansi yang menerbitkan Dokumen.

Selain mengisi formulir permohonan, Pemohon juga mengunggah dokumen pendukung berupa:

• kartu identitas Pemohon;

• kartu identitas kuasa dan surat kuasa, jika permohonan dikuasakan; dan

• dokumen yang akan dimohonkan Apostille

Verifikasi Permohonan

Setelah permohonan Apostille dilakukan, maka akan dilakukan verifikasi untuk memastikan:

• kesesuaian isian pada formulir permohonan dengan dokumen pendukung yang diunggah;

• kecocokan tanda tangan Pejabat, cap, dan/atau segel resmi pada Dokumen dengan Spesimen dalam pangkalan data Direktorat Jenderal Administrasi Hukum Umum; dan/atau

• keabsahan tanda tangan elektronik pada Dokumen elektronik.

Verifikasi tersebut dilakukan paling lama 3 (tiga) hari kerja setelah permohonan diterima.

Pembayaran Penerimaan Negara Bukan Pajak (PNBP)

Dalam hal berdasarkan hasil verifikasi permohonan Apostille dinyatakan telah sesuai dan lengkap, Pemohon memperoleh pemberitahuan untuk melakukan pembayaran biaya permohonan Apostille sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan di bidang PNBP yang berlaku pada Kementerian Hukum dan Hak Asasi Manusia.

Pemberitahuan tersebut disertai dengan surat perintah bayar yang dapat diunduh dan dicetak oleh Pemohon. Pembayaran dilaksanakan paling lama 7 (tujuh) hari kalender sejak pemberitahuan diterbitkan. Apabila Pemohon tidak melakukan pembayaran dalam jangka waktu tersebut, surat perintah bayar tidak dapat digunakan. Dalam hal surat perintah bayar tidak dapat digunakan, Pemohon dapat mengajukan permohonan kembali.

Sertifikat Apostille

Setelah pembayaran PNBP dilakukan, Pemohon memperoleh pemberitahuan secara elektronik untuk mendapatkan sertifikat Apostille dengan menunjukkan Dokumen yang dimohonkan Apostille ke loket pelayanan Apostille di:

• kantor pusat; atau

• kantor wilayah Kementerian Hukum dan Hak Asasi Manusia, sesuai dengan pilihan Pemohon.

Pengambilan sertifikat Apostille dapat dilakukan 1 (satu) hari kerja setelah menerima pemberitahuan secara elektornik untuk mendapatkan sertifikat Apostille. Selanjutnya Pemohon akan mendapatkan bukti tanda terima Dokumen dan sertifikat Apostille.