Penggunaan virtual office kini menjadi semakin populer, khususnya bagi pengusaha start-up atau usaha mikro, kecil, dan menengah yang baru saja mengembangkan usahanya. Virtual office memiliki kelebihan antara lain murahnya biaya sewa karena tidak memerlukan ruang kantor yang luas, lebih fleksibel, namun tetap mendapatkan fungsi-fungsi utama dari suatu kantor.

Untuk wilayah DKI Jakarta, pengguna kantor virtual merujuk pada Surat Edaran Badan Pelayanan Terpadu Satu Pintu Provinsi DKI Jakarta Nomor 06/SE/2016 Tahun 2016 tentang Penerbitan Surat Keterangan Domisili dan Izin-Izin Lanjutannya Bagi Pengguna Virtual Office.

Jadi, meskipun penggunaan virtual office dapat menghapus kendala domsili usaha bagi perusahaan rintisan, namun ada beberapa aturan main yang harus kamu taati jika akan berkantor virtual, di antaranya sebagai berikut:

Pastikan Telah Memenuhi Syarat

Surat Keterangan Domisili Perusahaan dan izin usaha lanjutannya, diberikan kepada pengguna virtual office yang merupakan:

1. Badan usaha yang telah

   memiliki kantor atau lokasi aktivitas usaha yang sesuai dengan zonasi

   dan harus dibuktikan dengan dokumen yang sah misalnya SKDBU atau Izin Usaha yang mencantumkan lokasi kantor atau lokasi aktivitas usaha; atau

2. Badan usaha/perusahaan perorangan

   yang beraktivitas di rumah tinggal atau lokasi non-permanen (seperti co-working space atau ruang publik lainnya yang tidak menetap) memenuhi kriteria:

• Tidak mengubah fungsi rumah tinggal;

• Tidak menggunakan bahu jalan sebagai tempat usaha atau lahan parkir;

• Tidak menimbulkan polusi air, udara, atau suara melebihi skala rumah tangga;

• Tidak menggunakan peralatan atau mesin yang otomatis dalam proses produksi;

• Tidak mengganggu ketertiban lingkungan.

Untuk mendapatkannya, badan usaha wajib melampirkan dokumen resmi atas nama 2 penanggung jawab yaitu 2 anggota direksi, berupa:

1. KTP (salah satu direksi wajib memiliki KTP DKI Jakarta);

2. Kartu Keluarga;

3. NPWP Perorangan;

4. Data rekening dan surat rekomendasi dari Bank;

5. Surat Pernyataan bermeterai yang menyatakan kesanggupan memenuhi kriteria di atas.

Tapi jika perusahaan perorangan, dokumen resmi tersebut cukup diwakili oleh pemilik usaha dan satu penjamin.

Alamat Virtual Office

Kamu wajib cantumkan alamat virtual office dan alamat kegiatan/aktivitas nyata perusahaan kamu, baik di kantor atau rumah tinggal pada Surat Keterangan Domisili dan izin lanjutan.

Amati Masa Berlaku

Surat Keterangan Domisili yang menggunakan virtual office berlaku sesuai dengan masa jangka waktu sewanya, paling lama 1 tahun dan dapat diperpanjang sesuai ketentuan yang berlaku. Sedangkan masa berlaku izin usaha lanjutan adalah 1 tahun dan dapat diperpanjang sesuai ketentuan yang berlaku.

Akan tetapi perlu kamu pahami, bahwa DPMPTSP DKI Jakarta melalui SK DPMPTSP 25/2019 menutup pelayanan non perizinan Surat Keterangan Domisili Perusahaan dan Surat Keterangan Domisili Usaha sebagai bentuk penyederhanaan prosedur persyaratan memulai usaha. Dengan begitu domisili PT kini cukup dibuktikan dengan Nomor Induk Berusaha (NIB).

Bila kamu berniat menggunakan virtual office, ada beberapa tips dari Easybiz:

1. Pelajari cara pembayaran. Ada yang menerapkan pembayaran di muka langsung untuk 12 bulan. Ada juga yang skema pembayarannya lebih fleksibel;

2. Pelajari paket-paket yang ditawarkan. Untuk paket yang paling ekonomis biasanya hanya mendapatkan alamat domisili dan layanan surat menyurat. Ada pula yang memasukan pemakaian ruang meeting untuk waktu tertentu atau penggunaan lounge meski membeli paket ekonomis;

3. Pilih yang lokasi strategis, yang mudah dijangkau. Bila mitra bisnis mendadak ingin bertemu, kamu bisa gunakan fasilitas ruang meeting yang tersedia;

4. Sesuaikan kapasitas ruangan dengan kebutuhan bisnis anda. Umumnya, disediakan ruangan untuk kapasitas mulai dari 1 orang hingga 12 orang.

5. Pastikan penyedia jasa kantor virtual telah memiliki dokumen lingkungan dan IMB.

6. Sebelum menyewa, kamu sebaiknya mencari info terlebih dahulu di PTSP setempat mengenai boleh atau tidaknya bidang usaha yang dijalankan menggunakan virtual office karena tidak semua bidang usaha diperbolehkan berdomisili di sana.

Artikel ini merupakan kerja sama Hukumonline dengan Easybiz.