Aturan Main Mendirikan Perusahaan dengan Virtual Office

Apa itu virtual office mungkin memang tidak terlalu familiar bagi Anda. Namun virtual office bisa menjadi solusi efektif bagi Anda yang sedang memulai usaha dan tidak memiliki banyak modal untuk menyewa tempat usaha yang cukup besar.

1. Apa itu virtual office?

Sebelum membahas lebih lanjut persyaratan apa saja yang dibutuhkan dalam mendirikan virtual office, terlebih dahulu Anda harus mengerti benar apa itu virtual office dan bagaimana kantor ini tetap efektif berdiri agar bisnis dapat berjalan lancar. Dilansir HukumOnline, virtual office adalah sarana penyewaan kantor nonfisik yang diperuntukkan mereka yang memiliki jenis bisnis yang bisa dilakukan dari mana saja, seperti dari rumah, dari perpustakaan atau kafe. Adapun fasilitas yang bisa didapatkan pelaku usaha ketika menyewa virtual office antara lain:

• Adanya alamat surat menyurat resmi yang bisa dijadikan alamat domisili perusahaan resmi

• Adanya akses nomor telepon bisnis

• Fasilitas konferensi video

• Fasilitas diskon saat memakai ruang pertemuan profesional

Artinya, penggunaan virtual office bisa menjadi solusi bagi mereka yang memiliki bisnis yang dapat dikerjakan di mana saja namun juga tetap ingin memiliki alamat kantor prestisius dan profesional.

Di Jakarta, pemakaian virtual office juga diterapkan dalam sistem zonasi sesuai dengan Peraturan Daerah Provinsi DKI Jakarta Nomor 1 Tahun 2014 tentang Rencana Detail Tata Ruang dan Peraturan Zonasi ("Perda DKI 1/2014"). Dalam peraturan tersebut, lokasi bisnis harus berada dalam zona usaha dan bisnis, bukan di zona perumahan. Namun bila lokasi usaha Anda berada di luar kota Jakarta, maka peraturan yang ada disesuaikan dengan kebijakan Rencana Daerah Tata Ruang (RDTR) sesuai daerah tersebut.

2. Manfaat memiliki virtual office

Saat bisnis Anda membutuhkan jam kerja yang fleksibel, maka kantor virtual ini menciptakan peluang yang baik bagi orang-orang agar bisa bekerja kapanpun mereka mau dan di manapun mereka berada. Kantor virtual tidak hanya memungkinkan penghematan biaya teknologi dan operasional, namun juga penghematan waktu perjalanan. Memiliki pekerja jarak jauh juga meningkatkan produktivitas serta menghasilkan tingkat turnover yang lebih rendah.

Lebih lanjut, yuk simak apa saja manfaat memiliki virtual office:

Memangkas waktu perjalanan

Bukanlah rahasia lagi bahwa kemacetan dan padatnya kendaraan membuat banyak orang harus berangkat pagi buta agar bisa sampai ke kantor tepat waktu. Butuh usaha lebih untuk bisa selalu mengikuti pola hidup yang seperti ini, bukan?

Dengan adanya virtual office, maka Anda bisa menghemat lebih dari 2-3 jam waktu yang digunakan untuk bersiap-siap dan sampai di kantor yang dituju. dengan penghematan waktu yang luar biasa tersebut tentunya produktivitas kerja akan meningkat, dan fokus serta konsentrasi kerja juga akan lebih baik.

Karyawan menjadi lebih aktif bergerak

Para peneliti dari University of Sydney's School of Public Health di Australia menemukan bahwa duduk di belakang meja lebih dari 11 jam sehari dapat meningkatkan risiko kematian hingga lebih dari 40%. Dengan adanya virtual office, waktu yang berhasil dihemat dapat dimanfaatkan untuk berolahraga setidaknya 30-60 menit setiap hari. Aktivitas tubuh dan olahraga rutin ini tidak hanya membantu menjaga bentuk tubuh dan berat badan, namun juga menurunkan risiko penyakit kronis yang disebabkan pola hidup sedentary.

Jam kerja yang lebih fleksibel

Bekerja dengan kantor virtual artinya Anda memiliki jam kerja yang lebih fleksibel sehingga Anda bisa mengatur sendiri kegiatan yang ingin dilakukan. Bagi Anda yang sudah berkeluarga, tentunya Anda juga bisa memiliki lebih banyak waktu untuk keluarga dan membaginya dengan lebih seimbang antara pekerjaan dan keluarga.

Pemangkasan biaya operasional

Memiliki kantor virtual artinya tidak ada aktivitas kantor yang dilakukan terus menerus secara tatap muka. Artinya biaya operasional, tata ruang, perangkat keras jadi bisa dipangkas besar-besaran. Penghematan tersebut dapat mempengaruhi margin keuntungan sehingga memungkinkan Anda berinvestasi lebih banyak untuk mengembangkan bisnis.

Meningkatkan produktivitas

Dengan pola hidup yang lebih teratur, dan istirahat yang cukup, maka karyawan menjadi lebih produktivitas saat bekerja. Tentunya kondisi kesehatan fisik dapat memaksimalkan usaha setiap orang sehingga hasil kerjanya menjadi lebih baik.

3. Persyaratan izin mendirikan virtual office

Pengurusan izin mendirikan virtual office di DKI Jakarta merujuk pada Surat Edaran Badan Pelayanan Terpadu Satu Pintu Provinsi DKI Jakarta Nomor 06/SE/2016 Tahun 2016 tentang Penerbitan Surat Keterangan Domisili dan Izin-Izin Lanjutannya Bagi Pengguna Virtual Office. Adapun persyaratan yang harus dipenuhi adalah sebagai berikut:

Lokasi usaha yang sesuai pembagian zonasi

Jika lokasi usaha Anda berada di wilayah Jakarta, maka Anda harus memastikan bahwa layanan virtual office yang Anda pilih berada di alamat sesuai zonasi yang telah diatur dalam Perda DKI 1/2014. Pemerintah DKI Jakarta telah menyatakan bahwa pemilihan lokasi usaha sesuai pembagian zonasi sebagai salah satu persyaratan yang dijadikan dasar bagi kantor Pelayanan Terpadu Satu Pintu (PTSP) DKI Jakarta agar mengeluarkan izin adalah tempatnya berada di zonasi usaha.

Lokasi usaha yang Anda pilih tidak boleh berada di zona jalur hijau, zona pemerintahan nasional. zona pemerintahan daerah, atau zona perumahan kampung. Untuk bisa melakukan kegiatan usaha, maka usaha harus berada di tempat yang berada di zonasi perkantoran, perdagangan dan jasa, atau setidaknya zona campuran. Yang perlu digarisbawahi, yang terpenting dari lokasi usaha adalah zonasi bukan bentuk fisik tempat usaha. Sekalipun mungkin bentuk fisik tempat usaha adalah rumah namun bila lokasinya berada di zona perdagangan dan jasa, zonasi perkantoran ataupun zona campuran maka usaha Anda bisa dilanjutkan.

Aturan ini tidak hanya berlaku untuk mendirikan usaha kantor offline, namun juga bila Anda ingin mendirikan usaha dengan memanfaatkan kantor virtual.

Izin lokasi telah sesuai

Anda bisa mengetahui bahwa lokasi virtual office yang hendak disewa telah memiliki izin lokasi dengan melihat Izin Mendirikan Bangunan (IMB) dan Pajak Bumi dan Bangunan (PBB). Perizinan IMB harus sesuai dengan aturan dasar Undang-Undang Nomor 28 Tahun 2002 tentang Bangunan Gedung ("UU 28/2002"), sedangkan untuk PBB harus sesuai dengan Undang-Undang Nomor 12 Tahun 1985 tentang Pajak Bumi dan Bangunan ("UU 12/1985").

IMB adalah surat bukti dari Pemerintah Daerah bahwa pemilik bangunan gedung dapat mendirikan bangunan sesuai fungsi yang telah ditetapkan dan berdasarkan rencana teknis bangunan gedung yang telah disetujui. Izin ini menjadi landasan yang sah untuk mendirikan bangunan. Di dalam IMB, tercantum semua informasi terkait detail bangunan seperti peruntukan pendirian bangunan, jumlah lantai, dan detail teknis lainnya.

Adanya izin lingkungan

Untuk bisa menjalankan usaha di kantor virtual, lokasi usaha harus memiliki izin lingkungan yang didasari oleh dasar hukum Undang-Undang Nomor 32 Tahun 2009 tentang Perlindungan dan Pengelolaan Lingkungan Hidup ("UU PPLH") yang teknis lebih lanjutnya ada dalam Peraturan Pemerintah Nomor 27 Tahun 2012 tentang Izin Lingkungan ("PP 27/2012"). Dalam aturan tersebut telah didefinisikan izin yang diberikan kepada setiap orang dalam usaha dan kegiatan terkait Amdal atau UKL-UPL. Jika kantor virtual Anda telah memiliki izin lingkungan Amdal atau UKL/UPL tentunya akan menambah kredibilitas usaha.

Harus sesuai dengan bidang usaha

Salah satu tanda bahwa perusahaan telah didirikan sesuai perundang-undangan adalah usaha harus sesuai dengan Klasifikasi Baku Lapangan Usaha Indonesia (KBLI). Untuk kegiatan usaha penyewaan virtual office, kode KBLI yang sesuai akan dicantumkan dalam dokumen legalitas perusahaan.

Sudah dikukuhkan pengusaha kena pajak

Untuk bisa memproses Pengusaha Kena Pajak (PKP) maka pastikan virtual office sudah dikukuhkan sebagai PKP sesuai dengan aturan dasar yang tercantum dalam Pasal 45 ayat (2) Peraturan Menteri Keuangan Nomor 147/PMK.03/2017 Tahun 2017 tentang Tata Cara Pendaftaran Wajib Pajak dan Penghapusan Nomor Pokok Wajib Pajak serta Pengukuhan dan Pencabutan Pengukuhan Pengusaha Kena Pajak ("Permenkeu 147/2017")

4. Beberapa hal yang perlu diperhatikan saat menggunakan virtual office

Meskipun virtual office telah memenuhi semua persyaratan di atas, namun ada beberapa hal yang harus diperhatikan jika ingin memiliki kantor virtual.

Telah memiliki kantor atau lokasi usaha yang sesuai dengan zonasi yang dibuktikan dengan dokumen sah seperti SKDBU atau izin usaha yang mencantumkan lokasi kantor atau lokasi aktivitas usaha

Badan usaha/perusahaan perorangan yang beraktivitas di rumah tinggal atau lokasi non permanen yang memenuhi kriteria sebagai berikut:

• Tidak mengubah fungsi rumah tinggal;

• Tidak menggunakan bahu jalan sebagai tempat usaha atau lahan parkir;

• Tidak menimbulkan polusi air, udara, atau suara melebihi skala rumah tangga;

• Tidak menggunakan peralatan atau mesin yang otomatis dalam proses produksi;

• Tidak mengganggu ketertiban lingkungan.

Adapun SKDBU wajib melampirkan dokumen resmi atas nama 2 penanggung jawab, yaitu 2 anggota direksi. Dokumen yang diperlukan yaitu:

• KTP (salah satu direksi wajib memiliki KTP DKI Jakarta);

• Kartu Keluarga;

• NPWP Perorangan;

• Data rekening dan surat rekomendasi dari Bank;

• Surat Pernyataan bermeterai yang menyatakan kesanggupan memenuhi kriteria di atas

Alamat virtual office harus dicantumkan dalam Surat Keterangan Domisili dan izin lanjutan

Surat Keterangan Domisili harus sesuai dengan masa izin yang berlaku, yang umumnya berusia 1 tahun dan dapat diperpanjang sesuai ketentuan yang ada.

Dengan adanya perubahan UU Cipta Kerja, perlu dipahami bahwa Surat Keterangan Domisili PT mungkin saat ini tidak dibutuhkan lagi. Anda cukup memiliki Nomor Induk Berusaha (NIB) sebagai pengganti Surat Keterangan Domisili.

5. Tips jika ingin menggunakan virtual office

Agar usaha Anda lancar dan dapat berjalan tanpa kendala saat menggunakan virtual office, maka berikut tips yang bisa Anda ikuti:

• Pelajari terlebih dahulu sekam pembayaran sewa kantor

• Pelajari paket yang ditawarkan termasuk layanan surat menyurat, layanan pemakaian ruang meeting, penggunaan lounge dan lain sebagainya

• Pilih lokasi yang strategis dan mudah dijangkau sehingga memudahkan pertemuan dengan mitra bisnis

• Sesuaikan kapasitas ruangan dengan kebutuhan bisnis

• Pastikan kantor virtual telah memiliki dokumen izin lingkungan dan IMB

• Pastikan bahwa bidang usaha yang dijalankan boleh berdomisili di sana

Bagaimana apakah Anda setuju memilih kantor virtual sebagai kantor usaha untuk mengembangkan usaha Anda? Dengan kelebihan dan kepraktisannya tentunya usaha Anda akan semakin cepat berkembang.